Hur många möten?
Hur ofta ska styrelsen i ett bolag träffas? Det beror naturligtvis på bolagets och verksamhetens situation. Om det är ett bolag i uppstartsfas (early stage) så måste man hålla styrelsemöten relativt ofta – kanske en gång i månaden. I tidiga bolag får man också räkna med minst en extra bolagsstämma per år. Om det är ett mer moget bolag är det vanligt med 6-7 ordinarie möten per år (inklusive bolagsstämma).
Mellan ordinarie möten tillkommer extra möten. Som ledamot får man räkna med ett par extra möten per år – telefonmöten eller fysika möten. Det är kortare men mycket viktigta möten som behandlar en ett par specifika frågor. Extramötet är ofta ett beslutsmöte där styrelsen fattar de beslut som inte kan vänta till nästa ordinarie möte.
Detta innebär att som ledamot i en styrelse får du räkna med:
- 15 möten per år i ett ungt bolag i uppstartsfas, och
- 10 möten per år i ett mer moget bolag.
Årskalender
En årskalender för ett onoterat bolag med finansiella året lika med kalenderår kan se ut som följer:
Möte 1: Januari. Mötet hålls så snart ledningen sammanställt förgående års resultat. Styrelsen vill så snart som möjligt få en bild av resultat och balansräkning – även om det inte är ett reviderar resultat. Styrelsen vill även ha ledningens (VDs) uppdaterade prognos för första kvartalet och få en första bild på hur nya året startar.
Möte 2: Mars. Mötet hålls efter det att böckerna är stängda och bolagets revisor är klar med revisionen. Styrelsen ska vid detta möte godkänna årsredovisningen och förbereda ordinarie bolagsstämma. Styrelsen vill även ha ackumulerade resultat för perioden från årets start och där verkligt utfall jämförs med budget. Det är vanligt att VD vid detta möte presenterar genomarbetad, uppdaterad prognos som omfattar andra kvartalet, första halvåret och hela det finansiella året. Prognosen jämförs med budget, avvikelser och åtgärder redovisas. Prognoser med åtgärdsplan fastställs av styrelsen. Den uppdaterade prognosen kan t.ex. kallas Prognos 1 (P1) eller Forecast 1 (FC1). Vi marsmötet är det även lämpligt att utvärdera VD och styrelsens arbete, eventuellt baserat på en enkät eller enskilda intervjuer.
Möte 3: April. Bolagsstämman hålls ofta under andra kvartalet. Styrelsen ska kalla samtliga aktieägare i god tid och laga ordning till ordinarie årsstämma. Aktieägarna ska under stämman fastställa föregående års reviderade resultat och balansräkning samt fatta övriga beslut som ska tas på ordinarie bolagsstämma. Efter årsstämman håller styrelsen sitt konstituerande möte där ledamöternas roller fördelas (om inte bolagsstämman beslutat) och firmatecknare utses.
Möte 4: Juni. VD lämnar en rapport för den ackumulerade perioden januari-maj samt en prognos för första halvåret. I det fall ledningen ser stora avvikelser mot budget och den tidigare redovisade helårsprognosen P1 ska en reviderad helårsprognos presenteras och åtgärder beslutas av styrelsen. Vid detta möte kan det även vara lämpligt att gå igenom Styrelsens arbetsordning och VD-instruktionen för att se om dessa måste uppdateras.
Möte 5: Augusti. Ledningen och VD ska inför detta möte uppdatera bolagets strategiska affärsplan. Det är därför vanligt att ett strategimöte hålls dagen innan det ordinarie styrelsemötet – gärna med övernattning. Strategimötet är ett bra tillfälle för styrelsen att träffa hela ledningen och viktiga nyckelpersoner i bolaget. Vid det efterföljande styrelsemötet tas sedan de uppenbara beslut som VD behöver för att färdigställa affärsplanen. Vid styrelsemötet redovisas även utfallet för första halvåret och det är vanligt att ledningen samtidigt presenterar sin uppdaterade syn på helåret i en ny helårsprognos – Prognos 2 (P2). Styrelsen ska ge VD:n övergripande riktlinjer för nästa års budget, vilket är en process som ska starta tidigt i fjärde kvartalet och bedrivas nerifrån-och-upp.
Möte 6: November. Mötet hålls efter det att det ackumulerade resultatet för tredje kvartalet sammanställts. Ledingen presenterar vid detta möte den reviderade affärsplanen och sitt första budgetutkast för att få styrelsens övergripande godkännande. Vid detta möte kan det också vara lämpligt att gå igenom bolagets externa och interna risker och, där det behövs, bestämma bolagets risknivå. Novembermötet är en lämplig tidpunkt för styrelsen att bestämma nästa års kalender. Det är bra att göra detta i god tid eftersom de enskilda ledamöternas kalendrar för nästa år fylls upp i slutet av innevarande år.
Möte 7: December. Mötet hålls efter det att ledningen och VD sammanställt budgeten för nästa år. Det är vid detta möte som styrelsen godkänner VDs förslag på finansiell plan och de åtgärder som behövs för att nå möten i budgeten. Det kan vara värdefullt att kombinera decembermötet med bolagets julfest, eftersom det ger styrelsen och personalen en möjlighet att träffas under avspända former.
Blicka framåt
Vid varje styrelsemöte ska det finnas ett antal punkter som behandlar strategiska och taktiska framtidsfrågor. Exempel är personalfrågor, produkt- och marknadsutveckling, konkurrensanalyser, distribution, affärsmodell och strategiska partnerskap.
Noterat bolag
Om bolaget är noterat på en börs ska styrelsemöten och årskalender anpassas efter börsens krav på information. Exempelvis ska bolaget lämna en av styrelsen godkänd kvartalsrapport och övriga upplysningar som kan vara kurspåverkande.